Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Sivakka-yhtymä Oy (y-tunnus: 2110850-4)
Myllytullinkatu 4,
90130 Oulu
Puh. 08-3148 190

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Maritta Schavikin
Myllytullinkatu 4,
90130 Oulu
Puh. 08-3148 190
asiakaspalvelu@sivakka.fi

3. Rekisterin nimi

Sivakka asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:

• asiakkaan tietojen ylläpito
• vuokrareskontran ylläpito
• asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
• uutiskirje (tiedote), jossa kerrotaan asukkaille ajankohtaisista asioista asumiseen liittyen
• asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
• vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
• vuokrasopimusten päättäminen
• Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:
Perustiedot, kuten

• nimi
• henkilötunnus
• yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• sukupuoli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

• asiakasnumero
• asiakkuuden alkupäivämäärä
• samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
• samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
• kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
• tieto mahdollisesta edunvalvojasta
• tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
• tulo- ja varallisuustiedot
• luottotiedot
• velkajärjestelytieto
• perintätieto
• asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
• asunnon tarvetta koskevat tiedot
• vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
• alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
• reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
• rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
• pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
• suoramarkkinointiluvat ja kiellot

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Sivakan ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Sivakan puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, huolto, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee Sivakan ulkopuolinen taho, voi Sivakka luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojaus 

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus 

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.