Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Sivakka kerää, miten henkilötietoja Sivakassa käsitellään, ja mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet. Sivakka kiinnittää erityistä huomiota asiakkaiden, henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden yksityisyyden ja henkilötietojen suojaukseen.

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat Sivakka-konsernin yhtiöt: Sivakka-yhtymä Oy (y-tunnus 2110850-4), Oulun Sivakka Oy (y-tunnus 0510438-6), Oulun Tervatalot Oy (y-tunnus 2110847-5). Yhtiöt ovat yhteisrekisterinpitäjiä, koska ne käsittelevät asiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa henkilötietoja yhtiöiden yhteisissä tietojärjestelmissä. Yhtiöitä kutsutaan tässä tietosuojaselosteessa yhteisellä nimellä Sivakka.

Rekisterinpitäjät tavoittaa sähköpostitse asiakaspalvelu@sivakka.fi tai postitse Sivakka, Myllytullinkatu 4, 90130 Oulu. Puhelinnumero on 08-3148 190.

Tietosuojavastaava

Sivakka on nimittänyt tietosuojavastaavan. Tietosuojavastaavan tehtävänä on seurata tietosuojasääntöjen noudattamista, antaa neuvoja ja olla yhteyshenkilönä tietosuoja-asioissa. Tietosuojavastaavan tavoittaa sähköpostitse tietosuojavastaava@sivakka.fi tai postitse Tietosuojavastaava, Sivakka, Myllytullinkatu 4, 90130 Oulu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Henkilöasiakkaiden henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat

• Asukasvalinta: henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sopimuksen valmisteluun, sekä valtion tukemien vuokra-asuntojen osalta lakisääteiseen velvoitteeseen.
• Vuokrasuhteen ja vuokrareskontran hoito, kiinteistöjen huolto ja kunnossapito, palveluiden tuottaminen asukkaille, pääsyvalvonta: henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, sekä valtion tukemien vuokra-asuntojen osalta lakisääteiseen velvoitteeseen.
• Asiakastyytyväisyys- ja muut kyselyt, asumiseen liittyvistä asioista tiedottaminen kirjein, uutiskirjein tai tekstiviestein, kameravalvonta sekä asiakaspuheluiden ja sähköisten viestien tallentaminen: henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Oikeutettuun etuun perustuvan henkilötietojen käsittelyn perusteena on Sivakan oikeus ylläpitää kiinteistöjään ja turvallisuutta niissä, sekä kehittää liiketoimintaansa ja palveluitaan viestimällä asumiseen liittyvistä asioista ja keräämällä palautetta.

Asiakas-, toimittaja- tai yhteistyökumppaniyrityksiä edustavien henkilöiden henkilötietojen käyttötarkoitus on liikesuhteeseen perustuva yhteydenpito, ja käsittely perustuu sopimukseen tai sopimuksen valmisteluun.

Henkilöstön henkilötietojen käsittely on kuvattu Sivakan tietosuojapolitiikassa.

Henkilöasiakkaista kerättävät henkilötiedot

Sivakka kerää henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Digi- ja väestötietovirastosta. Valtion tukemien vuokra-asuntojen asuntohakemusten yhteydessä kerättävistä henkilötiedoista säädetään ympäristöministeriön asetuksessa 904/2006.

Asunnonhakijoista ja muista huoneistoon asumaan tulevista sekä asukkaista kerätään seuraavat tiedot:

• Perustiedot, kuten asunnonhakijan nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, passitiedot tai EU-henkilökorttitiedot sellaisilta henkilöiltä, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta.
• Yhteystiedot, kuten postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli.
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten asiakasnumero, hakemuksen käsittelypäivämäärät asiakkuuden päättymiseen saakka, samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä, kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnus, (alaikäisiltä henkilötunnuksen sijaan syntymäaika), tieto mahdollisesta edunvalvojasta, tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, velkajärjestelytieto, perintätieto, asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot, asunnon tarvetta koskevat tiedot, vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, maksusopimukset, sekä vuokrasuhteen päättämiset, huoltajuuskyselyn tiedot alaikäisiltä vuokralaisilta, alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot, reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, asuntokohtaiset veden- ja energiankulutustiedot, pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen.

• Muut mahdolliset tiedot kuten asiakaspalveluun tulleiden yhteydenottojen tiedot ja tallenteet, mahdollisen kameravalvonnan kuvamateriaali, tieto asukastoiminnan toimijuudesta yhteydenpitoa ja palkkionmaksua varten.

Yritysasiakkaista, toimittajista ja yhteistyökumppaneista kerättävät tiedot

Sivakka kerää yritysasiakkaista, toimittajista ja yhteistyökumppaneista yhteyshenkilöiden tai työn suorittavien henkilöiden nimiä, sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Sivakka siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille, kuten esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille, kiinteistönhuolloille ja vartiointipalveluille. Lisäksi henkilötietoja saatetaan luovuttaa tilintarkastukseen tai jos vuokrattavien asuntojen omistaja muuttuu. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lain perusteella tai salliessa.

Sivakka ei pääsääntöisesti siirrä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli joku Sivakan henkilötietojen käsittelijä näin tekisi, Sivakka edellyttää tietojärjestelmätoimittajalta tietosuoja-asetuksen V luvun noudattamista.

Henkilötietojen säilyttämisajat

Sivakka säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin asiakassuhde on voimassa ja valtion tukemien vuokra-asuntojen hallinnan ohjeet ja kirjanpitolaki henkilötietojen säilyttämistä vaativat.

Rekisteröidyn tietosuojaoikeudet, suostumuksen peruuttaminen ja tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus tietojen poistamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen, vastustamisoikeus, ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

Sivakan yhteystiedot oikeuksien toteuttamiseksi ovat sähköpostitse asiakaspalvelu@sivakka.fi tai postitse Sivakka, Myllytullinkatu 4, 90130 Oulu. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi ja osoite, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta. Sivakka varmentaa henkilöllisyyden, ja alaikäisen lapsen kyseessä ollessa huoltajuuden, oikeuksien toteuttamisessa ja tietojen toimituksen yhteydessä.

Tietojen tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa. Sen jälkeen tarkastusoikeuden käytöstä veloitetaan hallinnolliset kulut (80,00€).

Tietojen poistaminen koskee käytännössä voimassa olevien hakemusten ja niiden perusteella talletettujen henkilötietojen poistoa. Asumisaikana vuokrasuhteen kannalta välttämättömiä henkilötietoja ei voida poistaa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Ohjeet valituksen tekoon löytyvät tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta https://tietosuoja.fi/etusivu.

Tiedot automaattisesta päätöksenteosta

Sivakka ei käytä automaattista päätöksentekoa asukasvalinnoissaan tai muissa päätöksissään.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Sivakka voi päivittää tietosuojaselostettaan esimerkiksi palveluiden kehityksen tai lainsäädännön tai viranomaissuositusten muuttumisen vuoksi. Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 20.3.2025. Edelliseen versioon voit tutustua täällä

Evästekäytännöt

Sivakan verkkosivut käyttävät evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, analytiikan keräämiseksi ja palveluiden kehittämiseksi. Lisäksi markkinointievästeitä hyödynnetään mainonnan kohdentamiseen, uudelleenmarkkinointiin sekä markkinointikampanjoiden tehokkuuden seurantaan. Käyttäjä voi hallita ja muuttaa evästeasetuksia verkkosivustolla olevan evästehallintatyökalun kautta. Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä, mutta muiden evästeiden käyttö edellyttää käyttäjän suostumusta.