Tietosuojaseloste

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Sivakka kerää, miten henkilötietoja Sivakassa käsitellään, ja mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet. Sivakka kiinnittää erityistä huomiota asiakkaiden, henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden yksityisyyden ja henkilötietojen suojaukseen.

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat Sivakka-konsernin yhtiöt: Sivakka-yhtymä Oy (y-tunnus 2110850-4), Oulun Sivakka Oy (y-tunnus 0510438-6), Oulun Tervatalot Oy (y-tunnus 2110847-5). Yhtiöt ovat yhteisrekisterinpitäjiä, koska ne käsittelevät asiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa henkilötietoja yhtiöiden yhteisissä tietojärjestelmissä. Yhtiöitä kutsutaan tässä tietosuojaselosteessa yhteisellä nimellä Sivakka, ja rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta huolehtii Oulun Sivakka Oy.

Rekisterinpitäjät tavoittaa sähköpostitse asiakaspalvelu@sivakka.fi tai postitse
Sivakka, Myllytullinkatu 4, 90130 Oulu. Puhelinnumero on 08-3148 190.

Tietosuojavastaava

Sivakka on nimittänyt tietosuojavastaavan. Tietosuojavastaavan tehtävänä on seurata tietosuojasääntöjen noudattamista, antaa neuvoja ja olla yhteyshenkilönä tietosuoja-asioissa. Tietosuojavastaavan tavoittaa sähköpostitse tietosuojavastaava@sivakka.fi tai postitse Tietosuojavastaava, Sivakka, Myllytullinkatu 4, 90130 Oulu.

Asunnonhakijoiden henkilötietojen käsittely

Asunnonhakijoiden henkilötietojen käyttötarkoituksia voivat olla

• huoneistojen myynti ja markkinointi sekä asukasvalinta: henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sopimuksen valmisteluun, sekä valtion tukemien vuokra-asuntojen osalta lakisääteiseen velvoitteeseen.
• Sivakan liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen, esimerkiksi asuntohakemusten tilastointi tai markkinatarpeiden ennakointi.
• kameravalvonta henkilökunnan turvallisuuden varmistamiseksi toimiston asiakastilassa, jos asunnonhakemiseen liittyy asiointia Sivakan toimistolla.
• asiakaspuheluiden ja asiakkaan kanssa käydyn viestienvaihdon tallentaminen käytyjen keskustelujen ja sovittujen asioiden sisällön varmentamiseksi sekä asiakaspalvelun laadun parantamiseksi että laadun varmistamiseksi

Henkilötietojen kerääminen perustuu hakemuksen yhteydessä annettavaan suostumukseen.

Asunnonhakijoista kerätään seuraavia henkilötietoja: Perustiedot (kuten nimi, henkilötunnus, postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, asiointikieli) sekä asuntohakemukseen liittyvät tiedot (kuten hakemusnumero, hakemuksen käsittelyyn liittyvät lokitiedot tietojen säilytysaikojen puitteissa, hakemuksella asuntoa hakevien henkilöiden tiedot ja lukumäärä, samassa ruokakunnassa hakevan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus, kaikkien samassa ruokakunnassa hakevien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnus, alaikäisiltä henkilötunnuksen sijaan syntymäaika, rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset, mahdollinen hakijan raskaustieto, kansalaisuustiedot sekä mahdolliset passi- tai EU-henkilökorttitiedot sellaisilta henkilöiltä, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tieto mahdollisesta edunvalvonnasta, tieto mahdollisesta työnantajasta sekä arvosta tai ammatista, tulo- ja varallisuustiedot
luottotiedot, velkajärjestelytieto, perintätieto, hakuvaiheen asumisolosuhteisiin liittyvät tiedot, asunnon tarvetta koskevat tiedot).

Sivakka kerää henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Digi- ja väestötietovirastosta. Valtion tukemien vuokra-asuntojen asuntohakemusten yhteydessä kerättävistä henkilötiedoista säädetään ympäristöministeriön asetuksessa 904/2006.

Sivakka säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin valtion tukemien vuokra-asuntojen hallinnan ohjeet sitä edellyttävät.

Asukkaiden henkilötietojen käsittely

Asukkaiden henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksia voivat olla

• vuokrasopimusten hallinta
• kiinteistöjen huolto ja kunnossapito
• palveluiden tuottaminen asukkaille, pääsyvalvonta
• asiakassuhteiden hoito; asumiseen liittyvistä asioista tiedottaminen
• vuokrareskontran hoito, ja veden ja energian kulutustiedot ja niiden laskutus
• asiakastyytyväisyys- ja muut kyselyt, Sivakan liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
• kameravalvonta ilkivallan ja rikosten ennaltaehkäisemiseksi kiinteistöillä ja henkilökunnan turvallisuuden varmistamiseksi toimiston asiakastilassa.
• asiakaspuheluiden ja asiakkaan kanssa käydyn viestienvaihdon tallentaminen käytyjen keskustelujen ja sovittujen asioiden sisällön varmentamiseksi sekä asiakaspalvelun laadun parantamiseksi että laadun varmistamiseksi

Henkilötietojen kerääminen perustuu vuokrasopimukseen ja sen valmisteluun, sekä Sivakan oikeutettuun etuun ylläpitää kiinteistöjään ja turvallisuutta niissä, sekä kehittää liiketoimintaansa ja palveluitaan viestimällä asumiseen liittyvistä asioista ja keräämällä palautetta.

Asukkaista kerätään seuraavia henkilötietoja: Perustiedot (kuten nimi, henkilötunnus, postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, asiointikieli) sekä vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot (kuten hakemusnumero, hakemuksen käsittelyyn liittyvät lokitiedot tietojen säilytysaikojen puitteissa, hakemuksella asuntoa hakevien henkilöiden tiedot ja lukumäärä, samassa ruokakunnassa hakevan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus, kaikkien samassa ruokakunnassa hakevien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnus, alaikäisiltä henkilötunnuksen sijaan syntymäaika, rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset, mahdollinen hakijan raskaustieto, kansalaisuustiedot sekä mahdolliset passi- tai EU-henkilökorttitiedot sellaisilta henkilöiltä, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tieto mahdollisesta edunvalvonnasta, tieto mahdollisesta työnantajasta sekä arvosta tai ammatista, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, velkajärjestelytieto, perintätieto, hakuvaiheen asumisolosuhteisiin liittyvät tiedot, asunnon tarvetta koskevat tiedot).

Sivakka kerää henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Digi- ja väestötietovirastosta. Valtion tukemien vuokra-asuntojen asuntohakemusten yhteydessä kerättävistä henkilötiedoista säädetään ympäristöministeriön asetuksessa 904/2006.

Sivakka säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin asiakassuhde on voimassa ja valtion tukemien vuokra-asuntojen hallinnan ohjeet ja kirjanpitolaki henkilötietojen säilyttämistä vaativat.

Uutiskirjeen tilaajien henkilötietojen käsittely

Uutiskirjeen tilaajista kerätään henkilötietoina nimi, sähköpostiosoite ja postinumero. Sivakka säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin uutiskirjetilaus on voimassa.

Yritysten yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely

Asiakas-, toimittaja- tai yhteistyökumppaniyrityksiä edustavien henkilöiden henkilötietojen käyttötarkoitus on liikesuhteeseen perustuva yhteydenpito, ja käsittely perustuu sopimukseen tai sopimuksen valmisteluun. Sivakka kerää yritysasiakkaista, toimittajista ja yhteistyökumppaneista yhteyshenkilöiden tai työn suorittavien henkilöiden nimiä, sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita.

Yritysasiakkaan tai toimittajien yhteyshenkilöt ja operatiivisen työn toteuttavien henkilöiden tiedot poistetaan, jos henkilö ei enää työskentele tehtävässä. Hankintalain mukaisesti hankinta-asiakirjoja tietoaineistoineen suositellaan säilytettäväksi kymmenen vuotta asian ratkaisun jälkeen. Näissä sopimuksissa voi olla yhteys- tai suorittavan henkilöstön henkilötietoja.

Kameravalvonnan tuottama henkilötieto

Kameravalvonnalla kerättävän henkilötiedon käyttötarkoitus on Sivakan kiinteistöomaisuuden sekä asukkaiden turvallisuuden edistäminen, sekä Sivakan henkilökunnan turvallisuuden edistäminen toimiston asiakaspalvelutilassa. Oikeutettu etu, johon henkilötietojen käsittely perustuu, on Sivakan oikeus ylläpitää kiinteistöjään ja turvallisuutta niissä. Kameravalvonnan tuottamat tallenteet poistuvat kahden viikon syklissä.

Henkilöstön henkilötietojen käsittely on kuvattu Sivakan tietosuojapolitiikassa.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Sivakka siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille, kuten esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille, kiinteistönhuolloille ja vartiointipalveluille. Lisäksi henkilötietoja saatetaan luovuttaa tilintarkastukseen tai jos vuokrattavien asuntojen omistaja muuttuu. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lain perusteella tai salliessa.

Sivakka ei pääsääntöisesti siirrä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli joku Sivakan henkilötietojen käsittelijä näin tekisi, Sivakka edellyttää tietojärjestelmätoimittajalta tietosuoja-asetuksen V luvun noudattamista.

Rekisteröidyn tietosuojaoikeudet, suostumuksen peruuttaminen ja tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus tietojen poistamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen, vastustamisoikeus, ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

Sivakan yhteystiedot oikeuksien toteuttamiseksi ovat sähköpostitse asiakaspalvelu@sivakka.fi tai postitse Sivakka, Myllytullinkatu 4, 90130 Oulu. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi ja osoite, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta. Sivakka varmentaa henkilöllisyyden, ja alaikäisen lapsen kyseessä ollessa huoltajuuden, oikeuksien toteuttamisessa ja tietojen toimituksen yhteydessä.

Tietojen tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa. Sen jälkeen tarkastusoikeuden käytöstä veloitetaan hallinnolliset kulut (80,00€).

Tietojen poistaminen koskee käytännössä voimassa olevien hakemusten ja niiden perusteella talletettujen henkilötietojen poistoa. Asumisaikana vuokrasuhteen kannalta välttämättömiä henkilötietoja ei voida poistaa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Ohjeet valituksen tekoon löytyvät tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta https://tietosuoja.fi/etusivu.

Tiedot automaattisesta päätöksenteosta

Sivakka ei käytä automaattista päätöksentekoa asukasvalinnoissaan tai muissa päätöksissään.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Sivakka voi päivittää tietosuojaselostettaan esimerkiksi palveluiden kehityksen tai lainsäädännön tai viranomaissuositusten muuttumisen vuoksi. Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 27.5.2025. Edelliseen versioon voit tutustua täällä

Evästekäytännöt

Sivakan verkkosivut käyttävät evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, analytiikan keräämiseksi ja palveluiden kehittämiseksi. Lisäksi markkinointievästeitä hyödynnetään mainonnan kohdentamiseen, uudelleenmarkkinointiin sekä markkinointikampanjoiden tehokkuuden seurantaan. Käyttäjä voi hallita ja muuttaa evästeasetuksia verkkosivustolla olevan evästehallintatyökalun kautta. Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä, mutta muiden evästeiden käyttö edellyttää käyttäjän suostumusta.